A Beginner's Guide to Effective Email (Traditional Chinese)

初學者指南－－如何寫好電子郵件

電子郵件的特點

電子通訊﹐由於它的傳播速度和傳播的能力﹐與書信交流有根本的不同。因為一來一回的時間是如此之快﹐比起傳統的書信往來﹐電子郵件更富有對話的色彩。

書信交流時﹐在一個書面文件上﹐由於你的讀者沒有機會要求你說明每一個要點﹐所以將每一件事情說得清清楚楚是絕對重要的事。但是﹐對於一個電子郵件來說﹐收件人可以馬上向你提問題。也正因為如此﹐像日常對話一樣﹐電子郵件變得草率得多。

這並不是壞事。如果你的目的僅是告訴你的同事你可以去吃午飯了﹐那麼﹐花上兩三個小時辛苦地修改你的電子郵件﹐弄清楚你沒有寫任何錯別字﹐你用的詞彙雄辯動人﹐你的語法無從挑剔﹐又有什麼意義呢﹖

但是﹐你的通信者不可能從一般的線索﹐像服裝﹐措辭﹐或者口音來判斷你的背景和地位。因此﹐他們可能靠你的名字﹐地址﹐最重要的﹐你對語言的熟練程度﹐來對你進行判斷。所以你必須十分清楚什麼時候可以不拘小節﹐什麼時候必須謹慎小心。

電子郵件也不能像面對面的交談﹐甚至像打電話那樣交流感情。它沒有音調的變化﹐沒有動作﹐你和對方不處於共同的環境中。你的通信者很難知道你是認真的﹐還是在開玩笑﹐你高興﹐還是悲哀﹐你失意﹐還是歡欣。在電子郵件中﹐諷刺挖苦是特別危險的事。

與傳統的傳播媒體相比﹐另一個不同之處是﹐接收者所看到的形式和發送者所看到的形式並不一樣。你的聲帶製造的聲波基本上是相同地被你和你的聽眾的耳朵所接收﹐你寫情書的紙和你心上人所看到的紙並無兩樣。但在送電子郵件的過程中﹐你所用來寫作﹐發送﹐儲存﹐下載和接收的硬體和軟體可能和你的通信者所用的完全不同。所以﹐當你的電子郵件出現在別人的螢幕上時﹐它的視覺效果會有相當大的差異。

因此﹐和書面寫作以及口頭傳播相比﹐電子郵件的寫作過程應該是不一樣的。我寫這個指南的目的是想幫助你適應這個新的媒體﹐寫好電子郵件。

ReXian
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