A Beginner's Guide to Effective Email (Traditional Chinese)

初學者指南－－如何寫好電子郵件

身份

當你使用電子郵件通信時﹐正如你對對方的背景沒有任何把握一樣﹐你無法判斷他們的身份。你無法審視他們的裝扮﹐注意他們的口音和談吐的風度﹐傾聽他們聲音的音色﹐細數他們眼角的皺紋。你對他們的年齡﹐民族﹐性別﹐婚姻狀態﹐經濟狀況﹐智商和教育程度的猜測遠遠不如面對面談話甚至打電話時有把握。

同樣地﹐對方也無法知道你的情況。他們做的事大概也和你一樣－－靠一些虛無縹緲的痕跡來做假設。

要強調的是﹐我並不是說作假設是好事。但在沒有任何線索提示身份的情況下﹐他們僅能作假設。如果你注意到這一點﹐你就能將他們對你的假設指引到你期望的地方。

人們使用的線索

語言

提示身份的最大線索是你運用語言的能力。如果你的郵件中有太多的錯別字﹐你的主語和動詞不相符﹐你用了個不恰當的詞﹐人們會認為你是沒受過教育的人。人們還常常由此推斷你不是很聰明。即便語言能力和智商之間的相關關係並不強(特別是在外國人的情形下)﹐但人們還是會這樣想。

更進一步地﹐當收到帶有錯別字的郵件﹐特別是打字錯誤時﹐有些人會覺得受到了侮辱。他們覺得送出一個帶有太多錯別字的郵件是一件非常失禮的行為。(你甚至可以利用這一點。當你想顯示你優越地位時﹐你可以故意插兩三個錯別字進去。)

在完美的境界中﹐我們都能享受將文章寫得完美無缺的奢侈。但是﹐我們是生活在現實世界中。對某些人來說﹐使用完美的語法是一件很難的事。就像對另一些人來說﹐畫畫﹐解微積分方程式﹐給馬釘蹄鐵﹐打高爾夫球的最後一棒可能是更難的事一樣。到目前為止﹐這都是對的。在電子科技時代到來之前﹐不善於寫作的人可用口頭語言來進行交流。但是﹐現在﹐你不太可能用口頭交流這個辦法來應付過去了。

多花些時間來練習可提高寫作的質量。但對於每天要送10個電子郵件的人來說﹐在每個郵件上花上一個小時是不可能的。幸運的是﹐語法和拼寫檢查功能能夠幫你一個大忙。如果一個較高的身份對你的郵件來說很重要﹐那麼你最好要使用它們。但有些級別的錯誤就是語法和拼寫檢查功能也檢驗不出來。如果你真想利用語言來提高你的身份﹐你應當考慮嚴肅認真的學習。

在我看來﹐比起完美的語法﹐我更希望與我通信的人能花時間在怎樣提供恰當的內容背景上。比如﹐在出現一個緊急事件時﹐我更想收到這樣的郵件﹕

50人帶機關槍在一英哩外的主街上往北走﹐他們看來並不友善所以你還是早點開溜為妙。

而不想看到這樣的文章﹕

我們鄭重地勸告您迅速地離開這棟大樓。

我能靠想像補上適當的語法﹐但我不能靠想像補上適當的情節。

回信地址

你的通信者能從你的域名上得出有關你身份的蛛絲馬跡。(如果你對域名不熟悉的話﹐請參照域名附錄然後再回到這兒來。)

對於給你電子郵件戶頭的機構﹐人們多多少少會有些刻板印象﹐這些刻板印象將影響你的身份。如果你的郵件來自﹕

ibm.com, 人們會假設你是一個成人﹐精通電腦﹐並且有些無聊。

aol.com, 一些人會認為你在家中上網﹐而且你的郵件和工作沒有關係。

washington.k12.ia,us, 人們覺得你不到18歲。

webtv.net, 你大概不會是個電腦通。

你的通信者還會看你的真名(如果有的話)和你的用戶名稱。除非你的名字中有相反的暗示﹐大多數的人會認為你屬於那個機構的主要部門或那個國家。人們會認為bpj@thromble.com是男性﹐而barbara@thromble.com是女性﹐縱使barbara很有可能是一個叫Peter　Barbara的男性。除非署名是像Smith一樣的名字﹐人們會認為所有來自台灣的郵件發自亞洲人。除非螢幕上的名字是像Jamaal一樣的名字﹐人們會假設這個來自美國的郵件的發件人是歐洲人的後代。

你的用戶名稱能給予更微妙的線索。有一個滿意的郵件地址－－簡短而且沒有數字－－能說明你是在那個域中最早得到郵件戶頭的人之一。因此﹐steve@thromble.com開始使用電腦的時間大概要比steve9672@thromble.com早得多。

人們還會設想你的成熟度以及是否知書達理。比起barbiedoll@thromble.com你的通信者會更看重Barbara.J.Periwinkle@thromble.com

靠簡單地告訴別人你是誰﹐就可以容易地左右人們對你的印象。你可以在署名中加上你的身份﹕

Barbara J. Periwinkle

法律事務副經理

Itty Bitty 機械公司

或者﹕

Peter Periwinkle

肯尼迪中學(14歲)

請看拉脫維亞網站主頁﹕http://www.latvia.org/

人們會想像年輕的 Periwinkle 是拉脫維亞人的後代。

用自我介紹來開始一個郵件也不是一個壞主意﹕

你好﹗我叫Peter﹐我是肯尼迪中學的學生。我們的學校在White　Plains。我正在進行一個設計和製作虛擬工業設備的項目。您能不能寄給我一份最新的某某產品的目錄﹖

或者﹐

你好﹗我是Itty　Bitty機械公司的法律事務副經理。您能不能寄給我一份最新的某某產品的目錄﹖我正在考慮購買你們公司的股票。

在這兒﹐發件人不僅給出了他的職稱和工作單位﹐還顯示了他對語言的精通程度。比如﹐他用文縐縐的“考慮購買股票”﹐而不是說“想炒股”。濫用文縐縐的詞可使你顯得自命不凡﹐但用在短小的電子郵件中卻能提高你的身份。當然﹐你要恰當地使用詞彙﹐不要因用詞含糊而使你的收件人困惑。

電子郵件使用法

最後一件事是﹐人們會看你怎麼使用電子郵件。如果你不提供適當的背景﹐你全用大寫字母﹐你不換行﹐人們會認為你對這個新的交流手段沒有任何經驗。他們還會設想你可能非常愚蠢或者頑固至極以致於不想學任何新東西。因為你犯的這些錯誤都曾被有經驗的用戶尖銳地指出過。

在郵件結構之外﹐人們還將看你是否妥當地使用你的郵件﹐它們是否被送給一個合適的對象﹐你提的問題是否合理﹐等等。

你要考慮這些因素嗎﹖

我不知道你想花多少時間來考慮怎樣提示你的身份。它們將取決於下列的因素﹕

你是否了解你的通信者﹖如果你們已通過很長時間的信﹐那麼他們對你的年齡﹐性別﹐身份﹐智力程度都會有一個固定的看法。僅有當你嚴重地亂用語法或不守規矩時﹐他們才會懷疑你的身份。

他們是關心這些事的人嗎﹖高中英語教師可能要比寵物食品店老闆更重視你的語法。每天送大量電子郵件的人要比在每個郵件上花上一個小時的人要寬容得多。一個訓練怎樣適應多民族環境的訓練中心經理要比3K黨的地頭蛇更不容易對你的民族抱有成見。

你的郵件是送給誰的﹖如果是送給你的上司的﹐那麼你最好要檢點你的語法。如果你的通信者是想讓你花錢的推銷員﹐那麼好了﹐有人付錢給他們讓他們不挑你的語法錯誤。當你求人辦事時﹐如果他們認為你的身份將來對他們有用﹐他們會更想幫助你。

他們的郵件看上去怎麼樣﹖如果他們的郵件中有大量用錯的標點符號﹐錯別字﹐還有破損的從句﹐那麼﹐當你也這樣做時﹐他們不會計較太多。

他們對你的錯誤假設會不會使你煩惱﹖如果你是一位叫Patrick的男性﹐而且你不計較別人把你當成一個女性﹐那你儘管署上Pat(這同時也是女性名字Patricia的縮寫)。如果你不在乎別人把你當成少男少女﹐那你不妨把你的外號起為RadSkater(快速溜冰者或瘋狂溜冰者之意)。

總結

再一次地﹐我並不贊成對人們套用成見或固定的模式﹐但將凡事一般化是人的本性的一部份。你應當注意你給人的印象﹐並知道怎樣糾正錯誤的成見。

用語法和拼寫檢查功能來提高你的語言水平。

加上署名部份和自我介紹可以減少誤解。

希望閱讀這份指南能使你變得更有經驗。

ReXian
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