A Beginner's Guide to Effective Email (Traditional Chinese)

初學者指南－－如何寫好電子郵件

問候與署名

每一個新的媒體都有關於開始和結束的規定。打電話開始於“喂喂”﹐結束於“再見”。寫信開始於“親愛的”﹐結尾於“您的真誠的”或“謹啟”(美國)。因為電子郵件的形式還太新﹐人們還沒來得及養成一定的開頭和結尾的習慣。

許多人既不寒暄也不署名。不管怎麼說﹐你可以容易地將信紙和信封分開﹐但你卻無法將電子郵件的內容和有關地址的訊息分開。每個郵件總會告訴你它從哪兒來到哪兒去。

但是﹐這些訊息可能不一定是你所要的。當你用某些郵件軟體時﹐它們可能不容易被找到。它們可能含糊不清或曖昧多義。它們可能不適合於告訴你的收件人為什麼他們收到你的郵件。或者﹐它們可能不能為你的目的提供妥當的禮節或身份線索。

我將告訴你我對於開始與結尾的想法。但是你要想清楚什麼東西你想說得明白﹐什麼東西你想說得含蓄。你還要考慮到文化和風俗習慣的等因素。

問候

寒暄

寒暄是一件很難的事。特別是當你進行不同文化之間的交流時。最常見的是﹐對男性和女性的稱呼不同﹐但你並不知道你在對什麼性別說話。在有的文化中姓在前﹐有的卻在後。敬語有時取決於身份有時取決於年齡。所以如果你不知道該怎麼寒暄時﹐不必責備你自己﹐因為這本身是一個很難的問題。

在美國﹐用“Sir”或“Mr.”(先生)不是一個好主意﹐除非你知道對方絕對是個男性。類似地﹐用“Ms.”(女士)要比“Miss”(小姐－－未婚)“Mrs.”(太太－－已婚)安全﹐除非你知道她另有喜好。

在美國﹐省略姓﹐直接稱呼別人的名字一般是沒有問題的。因此﹐你可以直接用“Dear”(親愛的)加上名字來開頭。如下例﹕

Dear Chris:

這兒﹐不管這個Chris是男的或是女的﹐你都能應付過去。(如果你不清楚對方是否喜歡﹐請不要用他或她的昵稱。你有可能刺痛Judith如果你叫他Judy Robert可能不喜歡人們叫他Bob。)

如果你的對象不止一個人﹐你可以在“Dear”之後加上他們共同的職稱﹐例如﹕

Dear Project Managers﹕ (親愛的產品管理人員)

或者﹕

Dear San Jose Lasers Fans﹕ (親愛的聖荷西激光隊球迷)

你是否需要寒暄﹖

相對來說﹐電子郵件不怎麼正式﹐因此(在美國)省去姓名稱呼不會成為問題。特別是當你的身份比對方高時﹕

你好。我看了你的網站。我想告訴你的是﹐我是在2403年2月29日發明某某的﹐而不是在2402年2月28日。

當我寫信給我認識的人時﹐我常常用一個簡單的“Hi”(嗨或喂)來開頭﹕

喂﹐下週一起去吃壽司好不好﹖我會把我所有的婚禮照帶去把你煩死。﹔-)

“早上好”和“下午好”在電子郵件中沒有任何意義﹐因為當你的收件人收到郵件時﹐太陽已不知道移到哪兒去了。“Good　Day”(英國英語中的“你好”或“再見”)在美國人聽來很不自然(雖然這個寒暄在另一些前英王國所屬領地﹐例如澳大利亞﹐還很普遍)。在美國﹐你要避免用“致敬”一詞﹐因為它使人們想起越南戰爭時年輕人收到的徵兵通知。

再次地﹐你必須注意文化差異。美國東岸要比西岸(我所住的地方)正規。德國人甚至更正規﹔他們可能坐在一起辦公多年卻從不親熱到直接呼其名的地步。當你給德國人寫信時﹐用“親愛的漢斯”來開頭可不是一個好主意。

驗明正身

當我收到陌生人的郵件時﹐比起郵件的內容﹐我更想知道他們到底和我有什麼關係。當你送電子郵件給別人﹐特別是給不熟悉你的人時﹐你最好馬上就回答下列的問題﹕

你是怎麼知道對方的﹖

你想從對方那兒得到什麼﹖

你是誰﹖

為什麼對方要給予你注意﹖(如果你不能回答這個問題﹐你甚至應當想想你是否應該送這個郵件。)

將上述訊息放在署名處要比什麼都不寫好﹐但最好將其放在郵件的開頭。這樣做有三個原因﹕

如果在郵件的傳輸過程中出現什麼問題﹐比起開頭﹐更容易失去的是結尾。

許多人每天會收到二十多個郵件﹐所以他們讀起郵件來非常快。如果你不儘快告訴他們你是誰﹐他們可能在讀完之前刪除你的郵件。

你的身份是有關郵件背景的重要線索。

你可以用下列形式來回答這些問題﹕

親愛的Sherwood女士﹕我是碩大出版社的編輯。上星期在飛機上﹐我坐在你丈夫旁邊。他告訴我﹐你想用你的電子郵件指南出一本書。我讀了你的指南﹐我非常希望你能給我們提供一份計劃書。

或

我是Dave　Wilcox﹐我是某某公司的法律顧問。我們對你在電子郵件指南中對我公司的誹謗感到氣憤。因此﹐我們要求你在指南中迅速停止使用任何有關我公司的訊息。如果你不這樣做的話﹐將來﹐當我們真的存在時﹐我們將不得不對你或你的子孫提出告訴。

或者﹐

你好﹗我是個郵件新手﹐我剛讀完你的指南。我不知道是不是該問你﹐但你一定知道“先生”用法語怎麼說。如果你告訴我答案﹐我將寄給你一張有趣的明信片。

最近﹐我的好朋友收到我表弟初次發給他們的郵件。不幸的是﹐有的郵件被中途截斷﹐他們看到的僅有﹕

親愛的Rich和Chris﹕我曾在Jim和Ducky的婚禮上見過你。

但因為他一開始就寫清楚了他在哪兒認識Rich和Chris的﹐這些訊息就足夠使他受到對方的重視。他得到了回音﹐而且他們圓滿地通信至今。

署名

許多電子郵件軟體允許你設定一個固定的署名模式﹐它將自動出現在每個郵件的結尾處。許多人利用這樣的署名來提供他們的姓名和別的聯繫方法。如下例﹕

嗨﹐你想什麼時候去吃午飯﹖

Rebecca P. Snodwhistle

某某公司

666 Beast Street

Styx, HI 77340

+1 (959) 123-4567 錄音電話

+1 (959) 123-4568 傳真

snodwhistle@throbledirect.com 辦公室

becca@thromboqueen.net (個人)

與短短的內容相比﹐這麼多的署名訊息顯得滑稽可笑。我覺得上述署名部份中有許多訊息都是多餘的。如果他們收到你的郵件﹐他們可以回復你郵件﹐所以他們不需要你的傳真號碼或街名。(如果他們要送傳真或寄郵包給你﹐他們可以問你要傳真號碼或地址。)還有﹐他們已經有了一個郵件地址﹐就是你送給他們的那個﹐所以他們不需要另一個。

你的名字卻應該百分之百地包括進去﹐特別是當﹕

在“發送地址”欄上沒有你的全名時。(給你自己發一個郵件看看你的名字是否在那兒。)

“發送地址”欄上的名字與你實際所用的名字不符時。(Christina可能會署Chris﹐但她的公司會堅持要用她的全名。)

複數的人共用一個地址時。(例如﹐我和我丈夫有一個共同的地址。)

電話號碼也是一個必備資料﹐如果你喜歡被電話打擾的話。電話更容易傳達感情﹐而且一些人不論在任何場合下都喜歡用電話。

如果郵件和工作有關﹐那麼應該加上公司名字。即使那個郵件是送給在同一個公司工作的同事的。

在Rebecca　P.　Snodwhistle的例子中﹐少了一個東西﹐那就是她的職稱。她是副經理還是貨運職員﹖這可要比所有的東西都有說服力。

我會這樣地改寫上述的署名部份﹕

Rebecca P. Snodwhistle

辦公室主管﹐某某公司

+1 (959) 123-4567 錄音電話

這樣的署名對討論午飯事宜來說還是太過份了﹐但游走於署名與署名間並不是一件方便的事﹐所以人們有時也就得過且過了。

一些人在署名欄中放入一些純屬娛樂性質的東西﹐如文藝作品﹐哲學語錄﹐笑話﹐名人名言等。你可以這樣做﹐但不要做得過份。一個好的習慣是使你的署名部份保持在5行之內。

在設定一個能自動附加的署名之後﹐你很容易將它忘掉。(你的軟體有可能不顯示這部份﹐或者你對它們司空見慣而視而不見。)所以﹐不論何時﹐如果情況發生變化﹐你都要更新你的署名部份。並且﹐如果署名部份包含一些娛樂性質的東西﹐你應當隔一段時間就更換一次。在看過15次之後﹐你的同事不會覺得你的笑話像第一次看到時那麼有趣。

有關署名部份的最後一件事是﹕它能讓你的收件人知道﹐他得到了整個郵件。在郵件中﹐我們不能使用身體語言來告訴別人你想結束談話﹐但我們能用署名部份來做到這一點。而且﹐郵件的傳輸還常常受到騷擾以致於僅送了半截﹐當你看到署名部份﹐你將知道﹐你得到了所有訊息。

分隔線

許多人在署名部份周圍放上許多裝飾性的分隔線﹐例如﹕

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Rebecca P. Snodwhistle |公司主管, 某某公司.

+1 (959) 123-4567 錄音電話 |+1 (959) 123-4568 傳真

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它們在視覺上賞心悅目。但請設想一下﹐如果一些富有挑戰精神的人讓他們的電腦為他們讀郵件﹐那麼他們將聽到的是﹕“連字號連字號連字號連字號連字號連字號……”

總結

如果對方很了解你﹐那麼你沒有必要加上多餘的證明身份的訊息。否則的話﹐你應當向對方提供足夠的線索﹐告訴他們你是誰﹐你為什麼要發這份郵件﹐為什麼他們要給予你注意。你最好將這些訊息放在郵件的開頭。

寒暄是一件很難的事﹐特別是牽扯到不同文化不同語言時。在美國﹐你可以很隨意。但就是在美國﹐你也應當注意你既沒有隨意假設也沒有使用敏感的詞。

ReXian
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