A Beginner's Guide to Effective Email (Traditional Chinese)

初學者指南－－如何寫好電子郵件

版面設計

在電腦上看東西和從紙上讀東西大不一樣。而且﹐人們常常發現前者更難。(我知道有些人甚至把電子郵件印出來再讀。)螢幕的解析度通常不如紙好﹐而且常常會閃動。螢幕上的字體有時會太小﹐有時很難看。你的收件人的電子郵件軟體還有可能加上一些其他的格式限制﹐或者不如你的軟體功能多。這些都說明一個好的電子郵件版面設計與一個好的紙面版面設計大有不同。

較短的段落

人們常常不得不用卷軸來讀電子郵件。用卷軸並不是一件壞事﹐但在讀一個很長的段落時卻會很麻煩。所以﹐你要將長段落分成許多由兩三個句子組成的小段落。

行的長度

許多電子郵件軟體不能對郵件進行自動換行處理。這意味當你的軟體和收件人的軟體在怎樣換行的問題上不一致時﹐你的收件人有可能看到這樣的郵件﹕

(譯者註﹕這兒整個句子不換行。可用HTML做到這一點。)

我已經得到眼鏡蛇軟體的報價。至於某某零件﹐一旦頭兒們決定了選哪樣﹐我將去和他們談判。你已經和某某談過了嗎﹖他們是想先買左旋零件還是想等看過右旋零件再說﹖

進一步地﹐用“可顯示和印刷的﹐用等號和16進位數字來譯碼的方法”(quoted－printable) 也可能導致行的長度問題。如果一行的字數長於38個字﹐那麼它將在第37個字後轉入下行並結束於一個等號。如果你的軟體能用上述方法﹐你的行的長度就能被重新組建。如果不能﹐你將看到很難看的郵件﹐如下面的例子所示﹕

我已經得到眼鏡蛇軟體的報價。至於某某零件﹐一旦頭兒們決定了選哪樣﹐我將=

去和他們談判。你已經和某某談過了嗎﹖他們是想先買左旋零件還是想等看過=

右旋零件再說﹖

還有些軟體會將超出40字之外的東西統統刪掉。你可不能用這個辦法來贏得朋友或對人們施加影響。

你應當將一行的字數控制在35字之內。為什麼是35而不是﹐比方說﹐36﹖因為你要留下一些空間給你的收件人﹐當他們回信時﹐他們有時要在你的文章上加上空格或者引號。

簡潔構文

你記得當你在學校時﹐有多少次你被逼寫一份20頁的報告嗎﹖可能頁數還更多。當你試圖寫得簡單點時﹐你會受到懲罰。這個訓練不適合於電子郵件的寫作。要儘量使電子郵件簡短。如果他們要更多的訊息﹐他們會問你要。(並且﹐一些收件人還可能要按郵件的長度交費。或者﹐他們僅有一定的磁盤空間來儲存他們的郵件。)

如果你要送一個報告給很多人﹐那麼你需要放入更多的細節在你的報告中。這樣你才不會被氾濫的問題嚇倒。(當然﹐你需要仔細地考慮﹐是不是每個人都有必要在你的名單上。)

你的名單上人越少﹐你的文章就越短。一本寫給上千人讀的書需要上千個詞。在一大群人面前演講時也需要這麼多。但你會關上你的耳朵當一個人在晚會上滔滔不絕地說上百個詞句。

我總是將每一個郵件控制在一頁之內。在許多場合下﹐這意味¨長度在25行之內。(這也說明﹐你正在讀的這個指南對一個電子郵件來說﹐可實在是太長太長了。)

總結

總得來說﹐簡潔簡潔再簡潔。讓你的行簡短﹐讓你的段落簡短﹐讓你的文章簡短。

ReXian
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