A Beginner's Guide to Effective Email (Traditional Chinese)

初學者指南－－如何寫好電子郵件

格式

電子郵件的傳送規則是一定的。但因為人們使用不同的軟體來讀電子郵件﹐所以﹐你的郵件可能會以不同的形式出現在收件人的螢幕上。因此你應當注意你的表現方式。這一節討論存在於發件人和收件人之間﹐因所用軟體的不同帶來的問題﹐並討論避免這些問題的方法。

花樣文章

一些電子郵件軟件僅能識別最簡單的文字形式。像斜體字﹐黑體字﹐字體顏色變化等將會變成控制符號出現在文章中。如果你送一個郵件如下所示﹕

Hiya! Hey, I loved the presentation you gave to Jack this morning. Great Job! (好傢伙﹗嗨﹐今天上午你給Jack做的演示表演好極了。真了不起﹗)

但如果對方的軟體不能識別這些格式﹐你的郵件將會變成﹕

Hiya! Hey, I <I>loved<I> the presentation you gave to Jack this morning. <B>Great Job!<B>

閱讀網上文件﹐對某些老的電子郵件軟體來說﹐是尤其困難的事。你可以選擇送一個網頁作為你的電子郵件﹐或HTML文件﹐但你要考慮到收件人的接收能力。

擴充記號系統

回到1982年那個黑暗時期﹐當有關電子郵件的說明書正在被撰寫時﹐人們決定﹐僅有128個不同的記號－－字母﹐數字和標點符號﹐能用於電子郵件的傳送。這能給錯誤的糾正一定的自由空間。當電腦通過調制解調器聯絡時﹐這是非常重要的事。

但是﹐網路已今非昔比。能不能用像??和□/FONT>等記號﹐對數目龐大的電子郵件用戶來說﹐是一件非常重要的事。所以﹐現在有一個新方法來譯碼﹐叫“可顯示和印刷的﹐用等號和16進位數字來譯碼的方法”(quoted－printable)﹐用這個方法﹐你能表示256個不同的記號。

但是﹐基本的傳輸系統卻僅能傳輸128個記號。所以每一個電子郵件不得不被轉換成一個更小的系統﹐然後進行傳輸﹐然後(幸運的話)再轉換回原來的系統。如果接收者的軟體不知道怎麼用“可顯示和印刷的﹐用等號和16進位數字來譯碼的方法”(或者在什麼地方給卡住了)擴充記號將會顯示為一個等號和兩個16進位的字母或數字。如下例所示﹕

La premi=E8re journe=E9 de nos deux voyageurs fut assez agr=E9able. Ils =E9=

taient

encourag=E9s par l'id=E9e de se voir possesseurs de plus de tr=E9sors que

l'Asie, l'Europe, et l'Afrique n'en pouvaient rassembler. Candide,

transport=E9, =E9crivit le nom de Cun=E9gonde sur les arbres.

你要注意些什麼呢﹖你可能根本用不到元音變化﹐但你極有可能用到一些不屬於一般擴充系統的特殊記號﹐而且﹐你用的軟體允許你輸入這些記號。在這個情況下﹐即使收件人的軟件知道怎樣變換擴充記號﹐但不同的電腦會將它們變換成不同的記號。例如﹐在Windous95和MacOS上﹐商標符號﹐中黑點和雙引號都是合法的﹐但在記號系統中﹐它們卻處於不同的地方。例如﹐Windows認為第241個記號是□Mac卻認為第241個是□/FONT>□/FONT>。因此﹐當你在考慮收件人軟體能力時﹐這是另一個要考慮的因素。

網站鏈接

一些電子郵件軟體能在郵件中識別URL(網址)﹐並且能讓它們“活”起來。這樣的軟體將所有以http://打頭的字母串都認為是一個網址。所以﹐如果你有一個URL在你的郵件中﹐不要省略http://﹗沒有一個電子郵件軟體能把www.webfoot.com當成一個URL。

你應當注意標點符號的使用﹐特別是在URL之後的句號。如下例﹕

你好。那個URL是http://www.webfoot.com/writings.html。我想知道你是否會喜歡它。

接收端的軟體很有可能將URL之後的句號認為是那個URL的一部份。再有﹐如果接收端的軟體不能識別網址﹐收件人又可能將那個句號也一起剪貼進去。所以﹐不是你將你的電子郵件作一些變動﹐就是持續和你的收件人爭論那個URL存不存在。如果你至少放一個空格在URL的後面﹐我承認郵件將顯得難看﹐但卻少惹麻煩﹕

你好。那個URL是http://www.webfoot.com/writings.html　。我想知道你是否會喜歡它。

人們在剪貼時也有可能剪得過少。因為HTML文件即可用.html也可用.htm作為文件擴展名﹐所以有時你看不出錯誤是來自你剪貼得過少。為了方便別人的剪貼﹐我總是將URL單做一行﹕

你好。那個URL是

http://www.webfoot.com/writings.html

我想知道你是否會喜歡它。

URL之後的句號不見了。雖然這不符合語法要求﹐但我肯定不會為了遷就語法而將它放在下一行﹗我發現﹐用剪貼方便來換取語法完美﹐值得﹗

標點符號

我打破的另一條語法規則是標點符號的位置。美國英語語法規定引號應在句逗點的外邊。如下面例句中的句號﹕

Bob說﹕"我愛你愛得發瘋了."

當引號中是一般的句子時﹐不會出現任何問題。但談到電腦輸入時﹐情況就不一樣了。我們可以看看下面的例子﹕

當出現密碼窗口時﹐請打 "smiley。"

沒有人知道你在打密碼時應該不應該打那個句號。在這個情況下﹐我喜歡用英國英語語法﹐將句號放在引號外邊﹕

當出現密碼窗口時﹐請打 "smiley"。

這樣就非常清楚﹐句號不是密碼的一部份。

我可以靠引號中的內容是否屬於要輸入電腦的東西﹐來決定用哪一套語法規則﹐但我寧可將用法統一起來。這樣﹐當句號屬於密碼的一部份時﹐我不會犯錯。

如果你忍受不了這樣的變來變去﹐你可以將其改成沒有句逗點在引號中的句子﹕

當出現密碼窗口時﹐請打“smiley”並打輸入。

或者你可以將句子寫得絕對清楚﹕

當出現密碼窗口時﹐請打

smiley

並打輸入。

附加文件

一些郵件軟體支持“附加文件”﹐你可以指定一個文件並通過電子郵件將它送出。這在本質上允許人們共享任何形式下的任何文件。像GIF代碼圖象﹐JPEG代碼圖象﹐Word文件﹐WordPerfect文件﹐Photoshop文件﹐Excel電子數表﹐和應用程序文件等﹐只是一些簡單的例子。

如果你的收件人軟體能夠處理附加文件﹐它們就能起很好的功能﹕他們可以等有空時再看一個很長的附加文件。但是﹐如果他們的軟體不能處理附加文件﹐當你送一個非文本文件(例如一個Word文件﹐一個二進位碼文件﹐一個圖像文件﹐甚至一個壓縮文本文件)時﹐你看好了﹐通常﹐它們將變成一大堆垃圾﹐一頁又一頁的垃圾。

即使你的收件人軟體能夠識別附加文件﹐他們仍然需要一個適當的軟體來打開它。你可以這樣想﹕你可以從郵局寄出任何東西﹐但如果你寄一個縮影膠片給某人﹐他可能沒有辦法看它。即使是一個應用程序文件﹐也不可能都有用。Macintosh程序不能在Windows電腦上運行﹐Windows95軟件不能在DOS機器上跑。

進一步地﹐即使你的收件人能接收並且能看你送的附加文件﹐如果他們沒有足夠的磁盤空間﹐或者他們從家中撥號讀取電子郵件﹐當他們接到一個200MB的錄像文件﹐他們會很不高興的﹐不管那錄像是多麼的有趣。

最好的辦法是將大容量的文件放到網頁上﹐然後寄URL即網址給別人。如果你做不到這一點﹐你可先發個郵件問問你的收件人﹐是否喜歡接收一個大容量郵件。

總結

如果你不知道你的收件人用什麼軟像來讀電子郵件﹐那你應當注意下面的問題﹕

不用格式化文件

避免使用特殊記號

用網頁來代替大容量文件

在URL即網址之前加上http://

謹慎地使用附加文件

還要注意標點符號不能和URL以及密碼等人們要輸入電腦的東西混在一起。

ReXian
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