A Beginner's Guide to Effective Email (Traditional Chinese)

初學者指南－－如何寫好電子郵件

背景

在一個面對面的對話中﹐你和你的對話者至少有些共同的背景﹐你們有可能處於一個特定的場所。即使在用電話交流時﹐你們也處於共同的時間背景中。當你創造一個書面文件時﹐通常你也會將一些背景植入其中﹕一個大會的程序﹐一張生日賀卡﹐一疊基礎經濟學期末報告﹐等等。

但是﹐當你收到電子郵件時﹐你無法對發信人的具體方位﹐時間﹐心理結構﹐職業﹐興趣﹐以及將來對你有什麼用處進行判斷和假設。這說明了﹐在你寫電子郵件時﹐你應該非常非常地注意如何給收件人一些背景資料。在這一節中﹐我們將討論一些顯示背景的特殊策略。

利用郵件主題欄

即使不看你的電子郵件的內容﹐一個和內容有關的郵件主題能從心理上幫助你的讀者進入環境。郵件主題應儘量簡短(因為有些信箱會自動切斷長郵件主題)﹐不一定是一個完整的句子﹐應當給讀者一個暗示或線索點明內容。例如

郵件主題﹕需要3個某某零件﹐期限星期二

Chris－星期四我要在波士頓做說明會﹐所以我要三個某某零件。它們必須是左旋的。並且﹐它們必須在星期二晚之前包裝好寄出。

這個郵件主題很好地總結了內容的主要細節。

如果你的電子郵件是給別人的回信﹐那麼﹐你所用的軟體將會適當地在郵件主題欄的最前方加上一個Re:(回復)或RE:(關於)。如果你所用的軟體沒有這個功能﹐為顯示尊敬﹐你最好自己加上它們。

郵件主題﹕Re:需要3個某某零件﹐期限星期二

Pat－我僅有兩個左旋的某某零件﹐是他們在上星期的說明會之後寄給我的。我手頭沒有第三個左旋的。如果我給你兩個左旋的和一個右旋的﹐你能不能應付過去﹖

對緊急的電子郵件﹐你最好在郵件主題前加上URGENT:(緊急)(特別是當你知道收件人每天收到大量的電子郵件時)

郵件主題﹕URGENT﹕需要三個左旋的某某零件

我還要一個左旋的某某零件應付波士頓的說明會﹐而且我必須在明天下午之前拿到它。Chris有兩個﹐但我一定要三個。Chris倒是有一個壞的左旋的﹐如果誰能把它修好﹐或者誰能在他的桌子角落裡找到另一個﹐我將不勝感激。

對請求信﹐加上REQ:(請求)可表明你請別人做什麼﹕

郵件主題﹕REQ:交回某某

Pat要三個左旋的某某零件。實際上﹐有12個左旋的躺在大家的辦公室不被人使用。請大家花點時間在你的周圍找找它們(右旋的或左旋的都行)﹐如果你不再使用它們﹐請你把它們交回給Chris。

如果你是提供一個不緊急的訊息﹐並且不需要別人的回音﹐你可在郵件主題前加上FYI﹕(For Your Information)(為你提供訊息)。例如﹕

郵件主題﹕FYI﹕休息室有甜甜圈

甜甜圈仙子在樓下的休息室留下了一打甜甜圈。誰先到﹐誰先吃﹗

給我訊息

為你自己做點好事﹐在你的郵件主題欄刪除“訊息”一詞(正文中也一樣)。當我在為Illinois大學做網站維持人時﹐我收到大量的如下所示的電子郵件﹕

郵件主題﹕訊息

請給我有關你們大學的訊息。

我不能從這樣的電子郵件中看出他們要什麼訊息﹕新生錄取期限﹖學生總數﹖校園面積﹖有多少大樓﹖我應該送書面文件還是提供網址給他們﹖我唯一能做的事是請他們提出更具體的要求。下面的電子郵件才是一個好例﹕

郵件主題﹕Illinois大學歷史

請問有沒有任何關於貴大學歷史的網站﹖

引用文件

如果你想參照舊郵件﹐你必須明白無誤地引用原文﹐以提供背景。

你不應該僅僅回復﹕

行。

你應該先引用原文﹕

>你已經拿到你所要的左旋的某某零件了嗎﹖

不錯。

在這兒﹐大於號(>)是最一般的表示引用的方法﹐但你的軟體也有可能採用不同的記號。

有時﹐即使原文很長﹐你仍需要引用。請設想一下﹐你甚至記不清你是不是在星期五送出的郵件﹐但你在星期一收到一個回件﹐說﹕

前兩天我和他們談過了﹐但他們說要先看看另一個之後才能決定。

你的回音將會非常地清楚﹕“你在說什麼﹖﹖﹖”

如果他們像下面的例子那樣回復你﹐你將不會有任何疑問﹕

>我已經得到眼鏡蛇軟體的報價。至於某某零件﹐一旦頭兒們決定了選哪樣﹐

>我將去和他們談判。

>你已經和某某談過了嗎﹖他們是想先買左旋零件還是想等看過右旋零件再

>說﹖

前兩天我和他們談過了﹐但他們說要先看看另一個之後才能決定。

這樣的回答就會十分清楚。但現在的問題是引用部份太長了。實際上﹐引用部份的頭兩行和你要他們回答的問題沒有任何關係。他們僅要提供和內容有關的必要背景就行了。(Peter Kimble是我的高中電腦教師﹐最近﹐他告誡他的學生說﹐電子郵件中﹐至少有一半以上的行數是沒有必要的。)

你僅僅需要引用必要的部份來給出你要回答的問題的框架﹕

>你已經和某某談過了嗎﹖他們是想先買左旋零件還是想等看過右旋零件再

>說﹖

前倆天我和他們談過了﹐但他們說要先看看另一個之後才能決定。

刪除代名詞

上面的例子引用原文引得恰到好處﹐但我們還是要花些功夫才能看懂。一條好的規則是仔細地檢查在頭三行中所有的代名詞。如果它們沒有點明它們代表什麼﹐那麼你就要把它們換成一些具體的東西。

>你已經和某某談過了嗎[他們是要左旋還是右旋的零件]

星期三我和某某談過了。他們認為左旋零件可能沒問題。但他們還是想先看看右旋零件後再做決定。

現在這個回答就十分的清楚。並且﹐因為引用部份中包含了雖簡短但清晰的說明﹐你可以引用更少的原文。將背景資料都放在回信中﹐這個方法是最明白易懂的。美中不足的是﹐你要花很長的時間回信。

如果你想引用某段落中的一兩句話﹐你可以刪除一切不需要的東西﹐而留下你最感興趣的內容。你可以加上一些省略號來代替你刪掉的東西。你也可以像上面的例子一樣﹐在方括號中加上一些解釋。

如果郵件內容並不重要﹐不值得你花時間去修改原文﹐你可以將原文全文引用在你的回答之後﹐而不是之前。如果你把原文放在後面﹐你的讀者就沒有必要去看它﹐除非他看不懂你的回答。

總結

你知道你在說什麼﹐但你的讀者可不一定。你可以按下面的規則來為你的讀者提供清晰的背景資料

寫清郵件主題

在頭三行中避免代名詞

引用原文

ReXian
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