A Beginner's Guide to Effective Email (Traditional Chinese)

初学者指南－－如何写好电子邮件

身份

当你使用电子邮件通信时，正如你对对方的背景没有任何把握一样，你无法判断他们的身份。你无法审视他们的装扮，注意他们的口音和谈吐的风度，倾听他们声音的音色，细数他们眼角的皱纹。你对他们的年龄，民族，性别，婚姻状态，经济状况，智商和教育程度的猜测远远不如面对面谈话甚至打电话时有把握。

同样地，对方也无法知道你的情况。他们做的事大概也和你一样－－靠一些虚无缥缈的痕迹来做假设。

要强调的是，我并不是说作假设是好事。但在没有任何线索提示身份的情况下，他们仅能作假设。如果你注意到这一点，你就能将他们对你的假设指引到你期望的地方。

人们使用的线索

语言

提示身份的最大线索是你运用语言的能力。如果你的邮件中有太多的错别字，你的主语和动词不相符，你用了个不恰当的词，人们会认为你是没受过教育的人。人们还常常由此推断你不是很聪明。即便语言能力和智商之间的相关关系并不强(特别是在外国人的情形下)，但人们还是会这样想。

更进一步地，当收到带有错别字的邮件，特别是打字错误时，有些人会觉得受到了侮辱。他们觉得送出一个带有太多错别字的邮件是一件非常失礼的行为。(你甚至可以利用这一点。当你想显示你优越地位时，你可以故意插两三个错别字进去。)

在完美的境界中，我们都能享受将文章写得完美无缺的奢侈。但是，我们是生活在现实世界中。对某些人来说，使用完美的语法是一件很难的事。就像对另一些人来说，画画，解微积分方程式，给马钉蹄铁，打高尔夫球的最后一棒可能是更难的事一样。到目前为止，这都是对的。在电子科技时代到来之前，不善于写作的人可用口头语言来进行交流。但是，现在，你不太可能用口头交流这个办法来应付过去了。

多花些时间来练习可提高写作的质量。但对于每天要送10个电子邮件的人来说，在每个邮件上花上一个小时是不可能的。幸运的是，语法和拼写检查功能能够帮你一个大忙。如果一个较高的身份对你的邮件来说很重要，那么你最好要使用它们。但有些级别的错误就是语法和拼写检查功能也检验不出来。如果你真想利用语言来提高你的身份，你应当考虑严肃认真的学习。

在我看来，比起完美的语法，我更希望与我通信的人能花时间在怎样提供恰当的内容背景上。比如，在出现一个紧急事件时，我更想收到这样的邮件：

50人带机关枪在一英哩外的主街上往北走，他们看来并不友善所以你还是早点开溜为妙。

而不想看到这样的文章：

我们郑重地劝告您迅速地离开这栋大楼。

我能靠想像补上适当的语法，但我不能靠想像补上适当的情节。

回信地址

你的通信者能从你的域名上得出有关你身份的蛛丝马迹。(如果你对域名不熟悉的话，请参照域名附录然后再回到这儿来。)

对于给你电子邮件户头的机构，人们多多少少会有些刻板印象，这些刻板印象将影响你的身份。如果你的邮件来自：

ibm.com, 人们会假设你是一个成人，精通电脑，并且有些无聊。

aol.com, 一些人会认为你在家中上网，而且你的邮件和工作没有关系。

washington.k12.ia,us, 人们觉得你不到18岁。

webtv.net, 你大概不会是个电脑通。

你的通信者还会看你的真名(如果有的话)和你的用户名称。除非你的名字中有相反的暗示，大多数的人会认为你属于那个机构的主要部门或那个国家。人们会认为bpj@thromble.com是男性，而barbara@thromble.com是女性，纵使barbara很有可能是一个叫Peter　Barbara的男性。除非署名是像Smith一样的名字，人们会认为所有来自台湾的邮件发自亚洲人。除非萤幕上的名字是像Jamaal一样的名字，人们会假设这个来自美国的邮件的发件人是欧洲人的后代。

你的用户名称能给予更微妙的线索。有一个满意的邮件地址－－简短而且没有数字－－能说明你是在那个域中最早得到邮件户头的人之一。因此，steve@thromble.com开始使用电脑的时间大概要比steve9672@thromble.com早得多。

人们还会设想你的成熟度以及是否知书达理。比起barbiedoll@thromble.com你的通信者会更看重Barbara.J.Periwinkle@thromble.com

靠简单地告诉别人你是谁，就可以容易地左右人们对你的印象。你可以在署名中加上你的身份：

Barbara J. Periwinkle

法律事务副经理

Itty Bitty 机械公司

或者：

Peter Periwinkle

肯尼迪中学(14岁)

请看拉脱维亚网站主页：http://www.latvia.org/

人们会想像年轻的 Periwinkle 是拉脱维亚人的后代。

用自我介绍来开始一个邮件也不是一个坏主意：

你好！我叫Peter，我是肯尼迪中学的学生。我们的学校在White　Plains。我正在进行一个设计和制作虚拟工业设备的项目。您能不能寄给我一份最新的某某产品的目录？

或者，

你好！我是Itty　Bitty机械公司的法律事务副经理。您能不能寄给我一份最新的某某产品的目录？我正在考虑购买你们公司的股票。

在这儿，发件人不仅给出了他的职称和工作单位，还显示了他对语言的精通程度。比如，他用文绉绉的“考虑购买股票”，而不是说“想炒股”。滥用文绉绉的词可使你显得自命不凡，但用在短小的电子邮件中却能提高你的身份。当然，你要恰当地使用词汇，不要因用词含糊而使你的收件人困惑。

电子邮件使用法

最后一件事是，人们会看你怎么使用电子邮件。如果你不提供适当的背景，你全用大写字母，你不换行，人们会认为你对这个新的交流手段没有任何经验。他们还会设想你可能非常愚蠢或者顽固至极以致于不想学任何新东西。因为你犯的这些错误都曾被有经验的用户尖锐地指出过。

在邮件结构之外，人们还将看你是否妥当地使用你的邮件，它们是否被送给一个合适的对象，你提的问题是否合理，等等。

你要考虑这些因素吗？

我不知道你想花多少时间来考虑怎样提示你的身份。它们将取决于下列的因素：

你是否了解你的通信者？如果你们已通过很长时间的信，那么他们对你的年龄，性别，身份，智力程度都会有一个固定的看法。仅有当你严重地乱用语法或不守规矩时，他们才会怀疑你的身份。

他们是关心这些事的人吗？高中英语教师可能要比宠物食品店老板更重视你的语法。每天送大量电子邮件的人要比在每个邮件上花上一个小时的人要宽容得多。一个训练怎样适应多民族环境的训练中心经理要比3K党的地头蛇更不容易对你的民族抱有成见。

你的邮件是送给谁的？如果是送给你的上司的，那么你最好要检点你的语法。如果你的通信者是想让你花钱的推销员，那么好了，有人付钱给他们让他们不挑你的语法错误。当你求人办事时，如果他们认为你的身份将来对他们有用，他们会更想帮助你。

他们的邮件看上去怎么样？如果他们的邮件中有大量用错的标点符号，错别字，还有破损的从句，那么，当你也这样做时，他们不会计较太多。

他们对你的错误假设会不会使你烦恼？如果你是一位叫Patrick的男性，而且你不计较别人把你当成一个女性，那你尽管署上Pat(这同时也是女性名字Patricia的缩写)。如果你不在乎别人把你当成少男少女，那你不妨把你的外号起为RadSkater(快速溜冰者或疯狂溜冰者之意)。

总结

再一次地，我并不赞成对人们套用成见或固定的模式，但将凡事一般化是人的本性的一部份。你应当注意你给人的印象，并知道怎样纠正错误的成见。

用语法和拼写检查功能来提高你的语言水平。

加上署名部份和自我介绍可以减少误解。

希望阅读这份指南能使你变得更有经验。

ReXian
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