A Beginner's Guide to Effective Email (Traditional Chinese)

初学者指南－－如何写好电子邮件

问候与署名

每一个新的媒体都有关于开始和结束的规定。打电话开始于“喂喂”，结束于“再见”。写信开始于“亲爱的”，结尾于“您的真诚的”或“谨启”(美国)。因为电子邮件的形式还太新，人们还没来得及养成一定的开头和结尾的习惯。

许多人既不寒暄也不署名。不管怎么说，你可以容易地将信纸和信封分开，但你却无法将电子邮件的内容和有关地址的讯息分开。每个邮件总会告诉你它从哪儿来到哪儿去。

但是，这些讯息可能不一定是你所要的。当你用某些邮件软体时，它们可能不容易被找到。它们可能含糊不清或暧昧多义。它们可能不适合于告诉你的收件人为什么他们收到你的邮件。或者，它们可能不能为你的目的提供妥当的礼节或身份线索。

我将告诉你我对于开始与结尾的想法。但是你要想清楚什么东西你想说得明白，什么东西你想说得含蓄。你还要考虑到文化和风俗习惯的等因素。

问候

寒暄

寒暄是一件很难的事。特别是当你进行不同文化之间的交流时。最常见的是，对男性和女性的称呼不同，但你并不知道你在对什么性别说话。在有的文化中姓在前，有的却在后。敬语有时取决于身份有时取决于年龄。所以如果你不知道该怎么寒暄时，不必责备你自己，因为这本身是一个很难的问题。

在美国，用“Sir”或“Mr.”(先生)不是一个好主意，除非你知道对方绝对是个男性。类似地，用“Ms.”(女士)要比“Miss”(小姐－－未婚)“Mrs.”(太太－－已婚)安全，除非你知道她另有喜好。

在美国，省略姓，直接称呼别人的名字一般是没有问题的。因此，你可以直接用“Dear”(亲爱的)加上名字来开头。如下例：

Dear Chris:

这儿，不管这个Chris是男的或是女的，你都能应付过去。(如果你不清楚对方是否喜欢，请不要用他或她的昵称。你有可能刺痛Judith如果你叫他Judy Robert可能不喜欢人们叫他Bob。)

如果你的对象不止一个人，你可以在“Dear”之后加上他们共同的职称，例如：

Dear Project Managers： (亲爱的产品管理人员)

或者：

Dear San Jose Lasers Fans： (亲爱的圣荷西激光队球迷)

你是否需要寒暄？

相对来说，电子邮件不怎么正式，因此(在美国)省去姓名称呼不会成为问题。特别是当你的身份比对方高时：

你好。我看了你的网站。我想告诉你的是，我是在2403年2月29日发明某某的，而不是在2402年2月28日。

当我写信给我认识的人时，我常常用一个简单的“Hi”(嗨或喂)来开头：

喂，下周一起去吃寿司好不好？我会把我所有的婚礼照带去把你烦死。；-)

“早上好”和“下午好”在电子邮件中没有任何意义，因为当你的收件人收到邮件时，太阳已不知道移到哪儿去了。“Good　Day”(英国英语中的“你好”或“再见”)在美国人听来很不自然(虽然这个寒暄在另一些前英王国所属领地，例如澳大利亚，还很普遍)。在美国，你要避免用“致敬”一词，因为它使人们想起越南战争时年轻人收到的徵兵通知。

再次地，你必须注意文化差异。美国东岸要比西岸(我所住的地方)正规。德国人甚至更正规；他们可能坐在一起办公多年却从不亲热到直接呼其名的地步。当你给德国人写信时，用“亲爱的汉斯”来开头可不是一个好主意。

验明正身

当我收到陌生人的邮件时，比起邮件的内容，我更想知道他们到底和我有什么关系。当你送电子邮件给别人，特别是给不熟悉你的人时，你最好马上就回答下列的问题：

你是怎么知道对方的？

你想从对方那儿得到什么？

你是谁？

为什么对方要给予你注意？(如果你不能回答这个问题，你甚至应当想想你是否应该送这个邮件。)

将上述讯息放在署名处要比什么都不写好，但最好将其放在邮件的开头。这样做有三个原因：

如果在邮件的传输过程中出现什么问题，比起开头，更容易失去的是结尾。

许多人每天会收到二十多个邮件，所以他们读起邮件来非常快。如果你不尽快告诉他们你是谁，他们可能在读完之前删除你的邮件。

你的身份是有关邮件背景的重要线索。

你可以用下列形式来回答这些问题：

亲爱的Sherwood女士：我是硕大出版社的编辑。上星期在飞机上，我坐在你丈夫旁边。他告诉我，你想用你的电子邮件指南出一本书。我读了你的指南，我非常希望你能给我们提供一份计划书。

或

我是Dave　Wilcox，我是某某公司的法律顾问。我们对你在电子邮件指南中对我公司的诽谤感到气愤。因此，我们要求你在指南中迅速停止使用任何有关我公司的讯息。如果你不这样做的话，将来，当我们真的存在时，我们将不得不对你或你的子孙提出告诉。

或者，

你好！我是个邮件新手，我刚读完你的指南。我不知道是不是该问你，但你一定知道“先生”用法语怎么说。如果你告诉我答案，我将寄给你一张有趣的明信片。

最近，我的好朋友收到我表弟初次发给他们的邮件。不幸的是，有的邮件被中途截断，他们看到的仅有：

亲爱的Rich和Chris：我曾在Jim和Ducky的婚礼上见过你。

但因为他一开始就写清楚了他在哪儿认识Rich和Chris的，这些讯息就足够使他受到对方的重视。他得到了回音，而且他们圆满地通信至今。

署名

许多电子邮件软体允许你设定一个固定的署名模式，它将自动出现在每个邮件的结尾处。许多人利用这样的署名来提供他们的姓名和别的联系方法。如下例：

嗨，你想什么时候去吃午饭？

Rebecca P. Snodwhistle

某某公司

666 Beast Street

Styx, HI 77340

+1 (959) 123-4567 录音电话

+1 (959) 123-4568 传真

snodwhistle@throbledirect.com 办公室

becca@thromboqueen.net (个人)

与短短的内容相比，这么多的署名讯息显得滑稽可笑。我觉得上述署名部份中有许多讯息都是多余的。如果他们收到你的邮件，他们可以回复你邮件，所以他们不需要你的传真号码或街名。(如果他们要送传真或寄邮包给你，他们可以问你要传真号码或地址。)还有，他们已经有了一个邮件地址，就是你送给他们的那个，所以他们不需要另一个。

你的名字却应该百分之百地包括进去，特别是当：

在“发送地址”栏上没有你的全名时。(给你自己发一个邮件看看你的名字是否在那儿。)

“发送地址”栏上的名字与你实际所用的名字不符时。(Christina可能会署Chris，但她的公司会坚持要用她的全名。)

复数的人共用一个地址时。(例如，我和我丈夫有一个共同的地址。)

电话号码也是一个必备资料，如果你喜欢被电话打扰的话。电话更容易传达感情，而且一些人不论在任何场合下都喜欢用电话。

如果邮件和工作有关，那么应该加上公司名字。即使那个邮件是送给在同一个公司工作的同事的。

在Rebecca　P.　Snodwhistle的例子中，少了一个东西，那就是她的职称。她是副经理还是货运职员？这可要比所有的东西都有说服力。

我会这样地改写上述的署名部份：

Rebecca P. Snodwhistle

办公室主管，某某公司

+1 (959) 123-4567 录音电话

这样的署名对讨论午饭事宜来说还是太过份了，但游走于署名与署名间并不是一件方便的事，所以人们有时也就得过且过了。

一些人在署名栏中放入一些纯属娱乐性质的东西，如文艺作品，哲学语录，笑话，名人名言等。你可以这样做，但不要做得过份。一个好的习惯是使你的署名部份保持在5行之内。

在设定一个能自动附加的署名之后，你很容易将它忘掉。(你的软体有可能不显示这部份，或者你对它们司空见惯而视而不见。)所以，不论何时，如果情况发生变化，你都要更新你的署名部份。并且，如果署名部份包含一些娱乐性质的东西，你应当隔一段时间就更换一次。在看过15次之后，你的同事不会觉得你的笑话像第一次看到时那么有趣。

有关署名部份的最后一件事是：它能让你的收件人知道，他得到了整个邮件。在邮件中，我们不能使用身体语言来告诉别人你想结束谈话，但我们能用署名部份来做到这一点。而且，邮件的传输还常常受到骚扰以致于仅送了半截，当你看到署名部份，你将知道，你得到了所有讯息。

分隔线

许多人在署名部份周围放上许多装饰性的分隔线，例如：

------------------------------------------------------------------

Rebecca P. Snodwhistle |公司主管, 某某公司.

+1 (959) 123-4567 录音电话? |+1 (959) 123-4568 传真

------------------------------------------------------------------

它们在视觉上赏心悦目。但请设想一下，如果一些富有挑战精神的人让他们的电脑为他们读邮件，那么他们将听到的是：“连字号连字号连字号连字号连字号连字号……”

总结

如果对方很了解你，那么你没有必要加上多余的证明身份的讯息。否则的话，你应当向对方提供足够的线索，告诉他们你是谁，你为什么要发这份邮件，为什么他们要给予你注意。你最好将这些讯息放在邮件的开头。

寒暄是一件很难的事，特别是牵扯到不同文化不同语言时。在美国，你可以很随意。但就是在美国，你也应当注意你既没有随意假设也没有使用敏感的词。

ReXian
email for Chinese