A Beginner's Guide to Effective Email (Traditional Chinese)

初学者指南－－如何写好电子邮件

版面设计

在电脑上看东西和从纸上读东西大不一样。而且，人们常常发现前者更难。(我知道有些人甚至把电子邮件印出来再读。)萤幕的解析度通常不如纸好，而且常常会闪动。萤幕上的字体有时会太小，有时很难看。你的收件人的电子邮件软体还有可能加上一些其他的格式限制，或者不如你的软体功能多。这些都说明一个好的电子邮件版面设计与一个好的纸面版面设计大有不同。

较短的段落

人们常常不得不用卷轴来读电子邮件。用卷轴并不是一件坏事，但在读一个很长的段落时却会很麻烦。所以，你要将长段落分成许多由两三个句子组成的小段落。

行的长度

许多电子邮件软体不能对邮件进行自动换行处理。这意味当你的软体和收件人的软体在怎样换行的问题上不一致时，你的收件人有可能看到这样的邮件：

(译者注：这儿整个句子不换行。可用HTML做到这一点。)

我已经得到眼镜蛇软体的报价。至于某某零件，一旦头儿们决定了选哪样，我将去和他们谈判。你已经和某某谈过了吗？他们是想先买左旋零件还是想等看过右旋零件再说？

进一步地，用“可显示和印刷的，用等号和16进位数字来译码的方法”(quoted－printable) 也可能导致行的长度问题。如果一行的字数长于38个字，那么它将在第37个字后转入下行并结束于一个等号。如果你的软体能用上述方法，你的行的长度就能被重新组建。如果不能，你将看到很难看的邮件，如下面的例子所示：

我已经得到眼镜蛇软体的报价。至于某某零件，一旦头儿们决定了选哪样，我将=

去和他们谈判。你已经和某某谈过了吗？他们是想先买左旋零件还是想等看过=

右旋零件再说？

还有些软体会将超出40字之外的东西统统删掉。你可不能用这个办法来赢得朋友或对人们施加影响。

你应当将一行的字数控制在35字之内。为什么是35而不是，比方说，36？因为你要留下一些空间给你的收件人，当他们回信时，他们有时要在你的文章上加上空格或者引号。

简洁构文

你记得当你在学校时，有多少次你被逼写一份20页的报告吗？可能页数还更多。当你试图写得简单点时，你会受到惩罚。这个训练不适合于电子邮件的写作。要尽量使电子邮件简短。如果他们要更多的讯息，他们会问你要。(并且，一些收件人还可能要按邮件的长度交费。或者，他们仅有一定的磁盘空间来储存他们的邮件。)

如果你要送一个报告给很多人，那么你需要放入更多的细节在你的报告中。这样你才不会被泛滥的问题吓倒。(当然，你需要仔细地考虑，是不是每个人都有必要在你的名单上。)

你的名单上人越少，你的文章就越短。一本写给上千人读的书需要上千个词。在一大群人面前演讲时也需要这么多。但你会关上你的耳朵当一个人在晚会上滔滔不绝地说上百个词句。

我总是将每一个邮件控制在一页之内。在许多场合下，这意味着长度在25行之内。(这也说明，你正在读的这个指南对一个电子邮件来说，可实在是太长太长了。)

总结

总得来说，简洁简洁再简洁。让你的行简短，让你的段落简短，让你的文章简短。

ReXian
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