A Beginner's Guide to Effective Email (Traditional Chinese)

初学者指南－－如何写好电子邮件

格式

电子邮件的传送规则是一定的。但因为人们使用不同的软体来读电子邮件，所以，你的邮件可能会以不同的形式出现在收件人的萤幕上。因此你应当注意你的表现方式。这一节讨论存在于发件人和收件人之间，因所用软体的不同带来的问题，并讨论避免这些问题的方法。

花样文章

一些电子邮件软件仅能识别最简单的文字形式。像斜体字，黑体字，字体颜色变化等将会变成控制符号出现在文章中。如果你送一个邮件如下所示：

Hiya! Hey, I loved the presentation you gave to Jack this morning. Great Job! (好家伙！嗨，今天上午你给Jack做的演示表演好极了。真了不起！)

但如果对方的软体不能识别这些格式，你的邮件将会变成：

Hiya! Hey, I <I>loved<I> the presentation you gave to Jack this morning. <B>Great Job!<B>

阅读网上文件，对某些老的电子邮件软体来说，是尤其困难的事。你可以选择送一个网页作为你的电子邮件，或HTML文件，但你要考虑到收件人的接收能力。

扩充记号系统

回到1982年那个黑暗时期，当有关电子邮件的说明书正在被撰写时，人们决定，仅有128个不同的记号－－字母，数字和标点符号，能用于电子邮件的传送。这能给错误的纠正一定的自由空间。当电脑通过调制解调器联络时，这是非常重要的事。

但是，网路已今非昔比。能不能用像??和□/FONT>等记号，对数目庞大的电子邮件用户来说，是一件非常重要的事。所以，现在有一个新方法来译码，叫“可显示和印刷的，用等号和16进位数字来译码的方法”(quoted－printable)，用这个方法，你能表示256个不同的记号。

但是，基本的传输系统却仅能传输128个记号。所以每一个电子邮件不得不被转换成一个更小的系统，然后进行传输，然后(幸运的话)再转换回原来的系统。如果接收者的软体不知道怎么用“可显示和印刷的，用等号和16进位数字来译码的方法”(或者在什么地方给卡住了)扩充记号将会显示为一个等号和两个16进位的字母或数字。如下例所示：

La premi=E8re journe=E9 de nos deux voyageurs fut assez agr=E9able. Ils =E9=

taient

encourag=E9s par l'id=E9e de se voir possesseurs de plus de tr=E9sors que

l'Asie, l'Europe, et l'Afrique n'en pouvaient rassembler. Candide,

transport=E9, =E9crivit le nom de Cun=E9gonde sur les arbres.

你要注意些什么呢？你可能根本用不到元音变化，但你极有可能用到一些不属于一般扩充系统的特殊记号，而且，你用的软体允许你输入这些记号。在这个情况下，即使收件人的软件知道怎样变换扩充记号，但不同的电脑会将它们变换成不同的记号。例如，在Windous95和MacOS上，商标符号，中黑点和双引号都是合法的，但在记号系统中，它们却处于不同的地方。例如，Windows认为第241个记号是□Mac却认为第241个是□/FONT>□/FONT>。因此，当你在考虑收件人软体能力时，这是另一个要考虑的因素。

网站链接

一些电子邮件软体能在邮件中识别URL(网址)，并且能让它们“活”起来。这样的软体将所有以http://打头的字母串都认为是一个网址。所以，如果你有一个URL在你的邮件中，不要省略http://！没有一个电子邮件软体能把www.webfoot.com当成一个URL。

你应当注意标点符号的使用，特别是在URL之后的句号。如下例：

你好。那个URL是http://www.webfoot.com/writings.html。我想知道你是否会喜欢它。

接收端的软体很有可能将URL之后的句号认为是那个URL的一部份。再有，如果接收端的软体不能识别网址，收件人又可能将那个句号也一起剪贴进去。所以，不是你将你的电子邮件作一些变动，就是持续和你的收件人争论那个URL存不存在。如果你至少放一个空格在URL的后面，我承认邮件将显得难看，但却少惹麻烦：

你好。那个URL是http://www.webfoot.com/writings.html　。我想知道你是否会喜欢它。

人们在剪贴时也有可能剪得过少。因为HTML文件即可用.html也可用.htm作为文件扩展名，所以有时你看不出错误是来自你剪贴得过少。为了方便别人的剪贴，我总是将URL单做一行：

你好。那个URL是

http://www.webfoot.com/writings.html

我想知道你是否会喜欢它。

URL之后的句号不见了。虽然这不符合语法要求，但我肯定不会为了迁就语法而将它放在下一行！我发现，用剪贴方便来换取语法完美，值得！

标点符号

我打破的另一条语法规则是标点符号的位置。美国英语语法规定引号应在句逗点的外边。如下面例句中的句号：

Bob说："我爱你爱得发疯了."

当引号中是一般的句子时，不会出现任何问题。但谈到电脑输入时，情况就不一样了。我们可以看看下面的例子：

当出现密码窗口时，请打 "smiley。"

没有人知道你在打密码时应该不应该打那个句号。在这个情况下，我喜欢用英国英语语法，将句号放在引号外边：

当出现密码窗口时，请打 "smiley"。

这样就非常清楚，句号不是密码的一部份。

我可以靠引号中的内容是否属于要输入电脑的东西，来决定用哪一套语法规则，但我宁可将用法统一起来。这样，当句号属于密码的一部份时，我不会犯错。

如果你忍受不了这样的变来变去，你可以将其改成没有句逗点在引号中的句子：

当出现密码窗口时，请打“smiley”并打输入。

或者你可以将句子写得绝对清楚：

当出现密码窗口时，请打

smiley

并打输入。

附加文件

一些邮件软体支持“附加文件”，你可以指定一个文件并通过电子邮件将它送出。这在本质上允许人们共享任何形式下的任何文件。像GIF代码图象，JPEG代码图象，Word文件，WordPerfect文件，Photoshop文件，Excel电子数表，和应用程序文件等，只是一些简单的例子。

如果你的收件人软体能够处理附加文件，它们就能起很好的功能：他们可以等有空时再看一个很长的附加文件。但是，如果他们的软体不能处理附加文件，当你送一个非文本文件(例如一个Word文件，一个二进位码文件，一个图像文件，甚至一个压缩文本文件)时，你看好了，通常，它们将变成一大堆垃圾，一页又一页的垃圾。

即使你的收件人软体能够识别附加文件，他们仍然需要一个适当的软体来打开它。你可以这样想：你可以从邮局寄出任何东西，但如果你寄一个缩影胶片给某人，他可能没有办法看它。即使是一个应用程序文件，也不可能都有用。Macintosh程序不能在Windows电脑上运行，Windows95软件不能在DOS机器上跑。

进一步地，即使你的收件人能接收并且能看你送的附加文件，如果他们没有足够的磁盘空间，或者他们从家中拨号读取电子邮件，当他们接到一个200MB的录像文件，他们会很不高兴的，不管那录像是多么的有趣。

最好的办法是将大容量的文件放到网页上，然后寄URL即网址给别人。如果你做不到这一点，你可先发个邮件问问你的收件人，是否喜欢接收一个大容量邮件。

总结

如果你不知道你的收件人用什么软像来读电子邮件，那你应当注意下面的问题：

不用格式化文件

避免使用特殊记号

用网页来代替大容量文件

在URL即网址之前加上http://

谨慎地使用附加文件

还要注意标点符号不能和URL以及密码等人们要输入电脑的东西混在一起。

ReXian
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