A Beginner's Guide to Effective Email (Traditional Chinese)

初学者指南－－如何写好电子邮件

背景

在一个面对面的对话中，你和你的对话者至少有些共同的背景，你们有可能处于一个特定的场所。即使在用电话交流时，你们也处于共同的时间背景中。当你创造一个书面文件时，通常你也会将一些背景植入其中：一个大会的程序，一张生日贺卡，一叠基础经济学期末报告，等等。

但是，当你收到电子邮件时，你无法对发信人的具体方位，时间，心理结构，职业，兴趣，以及将来对你有什么用处进行判断和假设。这说明了，在你写电子邮件时，你应该非常非常地注意如何给收件人一些背景资料。在这一节中，我们将讨论一些显示背景的特殊策略。

利用邮件主题栏

即使不看你的电子邮件的内容，一个和内容有关的邮件主题能从心理上帮助你的读者进入环境。邮件主题应尽量简短(因为有些信箱会自动切断长邮件主题)，不一定是一个完整的句子，应当给读者一个暗示或线索点明内容。例如

邮件主题：需要3个某某零件，期限星期二

Chris－星期四我要在波士顿做说明会，所以我要三个某某零件。它们必须是左旋的。并且，它们必须在星期二晚之前包装好寄出。

这个邮件主题很好地总结了内容的主要细节。

如果你的电子邮件是给别人的回信，那么，你所用的软体将会适当地在邮件主题栏的最前方加上一个Re:(回复)或RE:(关于)。如果你所用的软体没有这个功能，为显示尊敬，你最好自己加上它们。

邮件主题：Re:需要3个某某零件，期限星期二

Pat－我仅有两个左旋的某某零件，是他们在上星期的说明会之后寄给我的。我手头没有第三个左旋的。如果我给你两个左旋的和一个右旋的，你能不能应付过去？

对紧急的电子邮件，你最好在邮件主题前加上URGENT:(紧急)(特别是当你知道收件人每天收到大量的电子邮件时)

邮件主题：URGENT：需要三个左旋的某某零件

我还要一个左旋的某某零件应付波士顿的说明会，而且我必须在明天下午之前拿到它。Chris有两个，但我一定要三个。Chris倒是有一个坏的左旋的，如果谁能把它修好，或者谁能在他的桌子角落里找到另一个，我将不胜感激。

对请求信，加上REQ:(请求)可表明你请别人做什么：

邮件主题：REQ:交回某某

Pat要三个左旋的某某零件。实际上，有12个左旋的躺在大家的办公室不被人使用。请大家花点时间在你的周围找找它们(右旋的或左旋的都行)，如果你不再使用它们，请你把它们交回给Chris。

如果你是提供一个不紧急的讯息，并且不需要别人的回音，你可在邮件主题前加上FYI：(For Your Information)(为你提供讯息)。例如：

邮件主题：FYI：休息室有甜甜圈

甜甜圈仙子在楼下的休息室留下了一打甜甜圈。谁先到，谁先吃！

给我讯息

为你自己做点好事，在你的邮件主题栏删除“讯息”一词(正文中也一样)。当我在为Illinois大学做网站维持人时，我收到大量的如下所示的电子邮件：

邮件主题：讯息

请给我有关你们大学的讯息。

我不能从这样的电子邮件中看出他们要什么讯息：新生录取期限？学生总数？校园面积？有多少大楼？我应该送书面文件还是提供网址给他们？我唯一能做的事是请他们提出更具体的要求。下面的电子邮件才是一个好例：

邮件主题：Illinois大学历史

请问有没有任何关于贵大学历史的网站？

引用文件

如果你想参照旧邮件，你必须明白无误地引用原文，以提供背景。

你不应该仅仅回复：

行。

你应该先引用原文：

>你已经拿到你所要的左旋的某某零件了吗？

不错。

在这儿，大于号(>)是最一般的表示引用的方法，但你的软体也有可能采用不同的记号。

有时，即使原文很长，你仍需要引用。请设想一下，你甚至记不清你是不是在星期五送出的邮件，但你在星期一收到一个回件，说：

前两天我和他们谈过了，但他们说要先看看另一个之后才能决定。

你的回音将会非常地清楚：“你在说什么？？？”

如果他们像下面的例子那样回复你，你将不会有任何疑问：

>我已经得到眼镜蛇软体的报价。至于某某零件，一旦头儿们决定了选哪样，

>我将去和他们谈判。

>你已经和某某谈过了吗？他们是想先买左旋零件还是想等看过右旋零件再

>说？

前两天我和他们谈过了，但他们说要先看看另一个之后才能决定。

这样的回答就会十分清楚。但现在的问题是引用部份太长了。实际上，引用部份的头两行和你要他们回答的问题没有任何关系。他们仅要提供和内容有关的必要背景就行了。(Peter Kimble是我的高中电脑教师，最近，他告诫他的学生说，电子邮件中，至少有一半以上的行数是没有必要的。)

你仅仅需要引用必要的部份来给出你要回答的问题的框架：

>你已经和某某谈过了吗？他们是想先买左旋零件还是想等看过右旋零件再

>说？

前俩天我和他们谈过了，但他们说要先看看另一个之后才能决定。

删除代名词

上面的例子引用原文引得恰到好处，但我们还是要花些功夫才能看懂。一条好的规则是仔细地检查在头三行中所有的代名词。如果它们没有点明它们代表什么，那么你就要把它们换成一些具体的东西。

>你已经和某某谈过了吗[他们是要左旋还是右旋的零件]

星期三我和某某谈过了。他们认为左旋零件可能没问题。但他们还是想先看看右旋零件后再做决定。

现在这个回答就十分的清楚。并且，因为引用部份中包含了虽简短但清晰的说明，你可以引用更少的原文。将背景资料都放在回信中，这个方法是最明白易懂的。美中不足的是，你要花很长的时间回信。

如果你想引用某段落中的一两句话，你可以删除一切不需要的东西，而留下你最感兴趣的内容。你可以加上一些省略号来代替你删掉的东西。你也可以像上面的例子一样，在方括号中加上一些解释。

如果邮件内容并不重要，不值得你花时间去修改原文，你可以将原文全文引用在你的回答之后，而不是之前。如果你把原文放在后面，你的读者就没有必要去看它，除非他看不懂你的回答。

总结

你知道你在说什么，但你的读者可不一定。你可以按下面的规则来为你的读者提供清晰的背景资料

写清邮件主题

在头三行中避免代名词

引用原文

ReXian
email for Chinese